Впровадження системи електронного документообігу
14 листопада 2017 року в рамках реалізації проекту «Прозорість та підзвітність між владою і громадянами», за запрошенням Первомайської міської ради, Доманівська об’єднана територіальна громада прийняла участь у засіданні «круглого столу» де посадові особи ділилися напрацьованим досвідом роботи з впровадження у виконавчих органах міської ради системи електронного документообігу.
Розробка електронного документообігу вдалася можливим за допомогою програмного забезпечення «SX – Government» зробленого на типових нормах діловодства і розрахованого на 150 користувачів, та яка складається з таких модулів:
- діловодство – опрацювання вхідних документів, вихідних документів, внутрішньої кореспонденції, організаційно-розпорядчих документів, зразків документів, формування електронного архіву документів;
- кадри – ведення та зміна організаційної структури; заведення нових і архівування звільнених співробітників; ведення всієї інформації про співробітників; додавання та видалення співробітників;
- календар подій – планування нарад і заходів, перевірка наявності вільних ресурсів і часу, та їх бронювання;
- особистий прийом громадян посадовцями – планування запису на прийом, створення доручень і документів безпосередньо з кабінету прийому. Даний функціонал дозволяє: в електронному вигляді формувати чергу до певного посадовця згідно графіку прийому, переглядати та змінювати послідовність прийому при потребі; переглядати історію звернень громадян перед прийомом; накладати резолюції або доручення безпосередньо з кабінету прийому; виконувати контроль виконання доручень по результатах прийому і робити різні звіти;
- ЦНАП – прийом громадян і юридичних осіб з запитами стосовно надання адміністративних послуг, їх обробка і надання відповідних документів та дозволів.
Ця система дозволяє в стислі терміни автоматизувати вирішення найбільш критичних завдань обробки документів, звернень громадян, передбачає можливість мешканцям міста відстежувати в он-лайн режимі процес обробки звернень та отримувати СМС повідомлення про результати вирішення питання. Впровадження системи електронного документообігу «SX-Government» у виконавчих органах місцевого самоврядування – це новітні тенденції по використанню інформаційних технологій для підвищення ефективності якісної взаємодії з громадянами, новий рівень контролю та прозорості виконавчих органів, своєчасна обробка документів, доручень та звернень, зменшення витрат на копіювання та збереження документації.
Секретарем Первомайської міської ради Бондарчуком С.О. було наголошено, що система електронного документообігу «SX-Government» буде впроваджена в усіх виконавчих органах Первомайської міської ради, що стало можливим завдяки перемозі міського проекту «Прозорість та підзвітність між владою і громадянами» в конкурсі проектів, які сприяють розвитку місцевої демократії в Україні, що проводився Радою Європи.
